ホワイトボード活用法

2020年10月18日

仕事で何かと使うことの多いホワイトボード。話し合っている内容をすべて書いていてはとてもじゃないけど書ききれない。ホワイトボードが何枚あっても足りません。要点だけ絞って書こうと思ったら結局ほぼ書かずに終わる。考えてみたらホワイトボードの正しい使い方なんて習ったことない。というわけでホワイトボードの使い方についてブログにまとめてみました。

ホワイトボードの活用レベルを上げるために

ホワイトボードの活用法を上達させるためにはどんな考え方が必要なのでしょうか。まずは分類しまとめていく方法について考えていきましょう。

MECE（ミーシー）

「Mutually（互いに）」「Exclusive（重複がなく）」「Collectively（全体的に）」「Exhaustive（漏れがない）」の頭文字をとった考え方です。ミーシーと読みます。情報の整理における重複、抜け落ちを防ぐための考え方です。ホワイトボードの記入にモレがあれば書き足す、ダブリがあれば記入しないよう意識しましょう。

５W1H

情報を「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「Why（何故）」「How（どのように）」といった明確な要素に分けて考える手法です。情報伝達の際に意識することで、誤解や過不足が生じにくくなります。

オズボーンのチェックリスト

ブレーンストリーミングの考案者としても知られるA・F・オズボーンが開発した発想法則。9つに分かれた大枠のチェックリストに答えていくことで、新たなアイデアを生み出すきっかけとなります。

転用：他の使い道がないか？
応用：既存の似たものはないか？　そのアイデアを使えないか？
変更：修正や改善を加えられないか？
拡大：大きく・強く・高く・長く・厚く・重くできないか？
縮小：小さく・低く・短く・薄く・軽くできないか？
代用：他のもので代用できないか？　素材やアプローチを変えられないか？
置換：要素やレイアウト、順序を入れ替えられないか？
逆転：上下左右前後や、発想を逆転できないか？
統合：別のものと組み合わせたり混ぜたりできないか？

Tチャート

Tチャートは２つに分類して考える手法です。マーケティングと営業でやるべきことを分類したり、営業活動を振り返りうまくいったこと、うまくいかなかったことを分類する場合などに活用できます。

Iチャート

Iチャートは下記の通り３つのカテゴリーに分けて考えます。ホワイトボードのお陰で頭の中が整理しやすくなります。

フレームワークを活用する

フレームワークを活用すると皆の意見も活発になり、意見をまとめやすくなります。議題に適したフレームワークをホワイトボードに書くと皆の意見が活発化します。様々なフレームワークをみてみましょう。

５フォースの分析

マーケティングの４P

AISAS

レベニューモデル

ホワイトボードに書くべき質問は

良い質問は会議を成功に導く潤滑油です。良い質問が会議の流れを変え、皆の認識を統一させます。ではどんな質問が考えられるでしょうか。ホワイトボードに書き込むべき良い質問例を考えてみましょう。

・「予算はいくらまで利用していいのか」
このアイデアを形にするために、外部ベンダーの利用はいくらまでなら承認されるのか。その場で簡単に損益がだせるようなら、費用感がわかるため皆助かります。予算以上のベンダーとのやり取りなどの、その後の無駄な時間が省けます。

・「リソースはどれだけ活用できますか」
これはホワイトボードに記載することで、どこの部署にどれだけ協力を得られるかを皆で議論できます。その場で他部署への協力要請することを部長が承諾してくれれば、他部門との協業がしやすくなります。

・「リスクはどこにありそうか？」
これをホワイトボードに記載することで、リスクを回避する方法を皆で議論することが可能です。

・「優先順位は？」
ホワイトボードに書かれた様々な意見に優先順位をつけていくことは重要です。そのうえで、現在の人員と定められた期間では実施不可能なことも把握でき、やるべきでないアイデアを削除することができます。

・「どこまでの質を求めますか？」
品質が重要なのは言うまでもないため、ついやりすぎてしまうことがあります。それを防ぐためには品質基準を明確にすることが必要になります。

ホワイトボード活用キホンのキ

会議前に決めておくべきこと

１．何のためのミーティングか・・・目的共有
２．何が決めればよいのか・・・ゴール設定
３．何時までに終わるのか・・・終了時刻の設定
会議が始める時にホワイトボードに事前に記載しておきましょう。

会議の役割について

役割は会議前に決めておくことです。役割を定めないと、後で時間管理ができていなかったため、時間超過したというトラブルが起きがちです。

役割１　書記　ホワイトボードの前に立って記載する方です。場合によって皆で記載しながら考える方法もあります。

役割２　ファシリテーター（進行問いかけ役）会議の目的が達成されるように皆の意見を引き出します。

役割３　タイムキーパー会議中に５つの議題について話す予定が、最初の２つに時間をかけ過ぎ時間切れとなることを防ぎます。ホワイトボードに事前に書いておくことで参加者一人ひとりが意識しながら話すことが可能です。議題１　0:00～0:15 議題２　0:15～0:30 議題３0:30～0:40といった具合です。